Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

INNOVA PARTNERS COLOMBIA S.A.S.

901497122-1

Persona jurídica de naturaleza privada

Colombia

Antioquia

Bello

Calle 62A 59 20

info@innovapartners.co

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• Las políticas de tratamiento de la información deben constar por escrito, en medio físico o electrónico, y estar disponibles para los titulares.
• Los responsables obligados a inscribir bases de datos en el RNBD incluyen, entre otros, las sociedades con activos totales superiores a 100.000 UVT, entidades sin ánimo de lucro con activos superiores a ese umbral y personas jurídicas públicas.

Esta política se entenderá integrada por todas las normas que adicionen, sustituyan, modifiquen, reglamenten o deroguen el régimen colombiano de protección de datos personales.

Esta política aplica a todos los procesos, áreas, bases de datos, archivos, plataformas, sistemas de información, aplicativos, herramientas digitales, campañas, repositorios documentales, relaciones contractuales y operaciones internas o externas en las que Innova Partners trate datos personales.

• Clientes actuales
• Clientes potenciales
• Prospectos comerciales
• Leads obtenidos por campañas, formularios o eventos
• Estudiantes y participantes de cursos
• Usuarios de plataformas tecnológicas
• Usuarios de sitios web, landing pages y formularios
• Asistentes a webinars, seminarios, talleres y capacitaciones
• Representantes legales y contactos de empresas clientes
• Proveedores persona natural
• Contactos de proveedores persona jurídica
• Aliados comerciales y estratégicos
• Empleados
• Exempleados
• Aspirantes y candidatos
• Practicantes, aprendices y contratistas
• Visitantes a oficinas, reuniones o eventos
• Interlocutores que interactúen mediante correo, teléfono, mensajería, CRM, bots o canales automatizados

• Asamblea o máximo órgano social cuando corresponda
• Representante legal
• Gerencia Comercial
• Área administrativa y financiera
• Área de talento humano
• Área jurídica o asesores legales
• Área de tecnología, innovación o producto
• Áreas de mercadeo, servicio al cliente y operaciones
• Todos los empleados, contratistas y terceros que accedan a datos personales por cuenta de la compañía

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales, salvo las excepciones legales.

Comunicación verbal o escrita dirigida al titular para informarle la existencia de políticas de tratamiento, la forma de acceder a ellas y las finalidades esenciales del tratamiento.

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Dato calificado como tal según la ley o la Constitución, o que no sea semiprivado, privado o sensible.

Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento interesa a un determinado sector o grupo de personas.

Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.

Dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

Persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.

Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento que implica la comunicación de datos personales a un encargado para que los trate por cuenta del responsable.

Envío de datos personales a otro responsable ubicado dentro o fuera del país.

Proceso técnico u organizacional orientado a impedir la identificación de un titular a partir de la información tratada.

Suspensión temporal de operaciones de tratamiento sobre determinados datos mientras se define la procedencia de una solicitud o la aplicación de una medida.

Evento real o sospechoso que comprometa, amenace o pueda comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de datos personales.

• Clientes
• Prospectos
• Leads
• Contactos empresariales
• Decisores
• Usuarios de demo
• Asistentes a reuniones comerciales

• Estudiantes
• Participantes
• Asistentes a cursos
• Asistentes a webinars
• Asistentes a eventos
• Titulares de certificados

• Aspirantes
• Candidatos
• Empleados
• Exempleados
• Contratistas
• Practicantes
• Aprendices

• Proveedores
• Contratistas externos
• Aliados
• Partners tecnológicos
• Consultores y conferencistas

• Visitantes a oficinas
• Interlocutores por teléfono
• Interlocutores por correo
• Interlocutores por WhatsApp o mensajería
• Usuarios de formularios y landing pages

• Nombres y apellidos
• Tipo y número de identificación
• Firma
• Fotografía
• Nacionalidad si resulta necesaria

• Correo electrónico
• Teléfono fijo
• Teléfono móvil
• Dirección física
• Ciudad
• Departamento
• País

• Cargo
• Empresa
• Dependencia
• Experiencia laboral
• Formación académica
• Hoja de vida
• Referencias
• Certificaciones
• Vinculación contractual

• Historial de cotizaciones
• Propuestas comerciales
• Contratos
• Órdenes de servicio
• Condiciones negociadas
• Preferencias comerciales
• Interacciones comerciales
• Intereses de servicio

• Información bancaria para pagos o devoluciones
• Datos de facturación
• Retenciones y soportes tributarios
• Historial de pagos
• Información financiera o comercial cuando aplique
• Información regulada por Ley 1266 en escenarios pertinentes

• Dirección IP
• Identificadores de dispositivo
• Cookies
• Datos de sesión
• Navegación
• Logs de acceso
• Eventos en plataforma
• Métricas de interacción
• Fuente de tráfico
• Campaña de adquisición

• Inscripción
• Asistencia
• Participación
• Resultados de evaluación
• Retroalimentación
• Certificaciones emitidas
• Historial de uso de plataforma

• Fotografías
• Grabaciones de audio
• Grabaciones de video
• Capturas de pantalla
• Participación en webinars
• Testimonios
• Comentarios de satisfacción

• Datos biométricos si se implementan controles de acceso o autenticación y existe habilitación legal o autorización reforzada
• Datos de salud mínimos y estrictamente necesarios para atención de emergencias, bienestar o ajustes razonables
• Cualquier otro dato sensible que solo será tratado cuando resulte indispensable y exista autorización o fundamento legal suficiente

• Formularios físicos
• Formularios web
• Landing pages
• Llamadas telefónicas
• Correos electrónicos
• Mensajería instantánea
• Contratos
• Inscripciones a eventos
• Registros en plataformas
• Reuniones presenciales y virtuales

• Referidos comerciales
• Redes sociales corporativas
• Eventos de networking
• Aliados autorizados
• Fuentes públicas legalmente accesibles
• Interacciones mediante pauta digital y herramientas de analítica

• CRM
• ERP o sistema administrativo
• Software de facturación
• Aulas virtuales
• Herramientas de automatización
• Repositorios documentales
• Plataformas de soporte

• Desarrollar el objeto social de la compañía y sus líneas de negocio.
• Gestionar relaciones precontractuales, contractuales y poscontractuales con clientes, usuarios, proveedores, aliados y demás grupos de interés.
• Prestar servicios de formación empresarial, consultoría, automatización, implementación tecnológica, inteligencia artificial, software, acompañamiento, soporte y analítica.
• Contactar a los titulares para responder solicitudes, remitir propuestas, gestionar demostraciones, coordinar reuniones, formalizar negocios y realizar seguimiento comercial.
• Administrar accesos, usuarios, perfiles, permisos y credenciales en plataformas, software, aulas virtuales y entornos tecnológicos.
• Emitir facturas, cuentas de cobro, certificados, constancias, soportes administrativos y documentos asociados a la relación contractual o comercial.
• Atender peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, incidentes, solicitudes de soporte y requerimientos de titulares o autoridades.
• Realizar mediciones de satisfacción, calidad, efectividad del servicio, mejora continua y experiencia del usuario.
• Ejecutar estrategias de marketing, segmentación, prospección, automatización comercial, remarketing, analítica, reportes e inteligencia de negocios.
• Enviar invitaciones, campañas, newsletters, contenidos académicos, actualizaciones, lanzamientos, promociones y comunicaciones institucionales o comerciales, conforme a la autorización aplicable.
• Desarrollar estadísticas, estudios, tableros, modelos de análisis, métricas de desempeño y procesos de innovación empresarial.
• Gestionar seguridad física, lógica y documental, así como la protección de personas, activos, información, redes y plataformas.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias, contables, fiscales, contractuales, laborales, probatorias y de auditoría.
• Atender requerimientos judiciales, administrativos o de entes de control legalmente competentes.
• Conservar evidencia, soportes y trazabilidad para defensa de derechos e intereses de la compañía.

• Gestionar bases de leads y oportunidades de negocio.
• Enviar propuestas comerciales, brochures, accesos demo, credenciales y documentos de venta.
• Gestionar embudos comerciales, seguimiento a reuniones, renovaciones, vencimientos, membresías, licencias y soporte.
• Construir perfiles comerciales y segmentaciones razonables para mejorar la pertinencia de la oferta.

• Gestionar inscripción, matrícula, asistencia, participación y certificación.
• Habilitar accesos a cursos, eventos, webinars, grabaciones, repositorios o entornos virtuales.
• Emitir certificados, constancias y memorias académicas.
• Evaluar aprovechamiento, participación y retroalimentación.

• Verificar identidad, capacidad técnica, operativa y documental.
• Gestionar contratación, pagos, obligaciones, seguimiento y evaluación.
• Mantener trazabilidad de entregables, obligaciones y soporte contractual.

• Adelantar procesos de selección, validación de perfiles, vinculación, ejecución contractual, bienestar y desvinculación.
• Administrar nómina, seguridad social, bienestar, capacitación y cumplimiento interno.
• Documentar evaluaciones, historial laboral y soportes del vínculo.

• Gestionar ingreso a oficinas, reuniones, eventos o espacios corporativos.
• Mantener trazabilidad mínima de seguridad y atención.
• Responder consultas o acercamientos espontáneos.

Innova Partners podrá utilizar herramientas digitales, sistemas automatizados, CRM, plataformas en la nube, bots, asistentes virtuales, motores de automatización, analítica avanzada e inteligencia artificial para apoyar la gestión comercial, académica, operativa y administrativa, siempre bajo criterios de necesidad, finalidad legítima, minimización y control razonable.

• Automatización de flujos comerciales y de servicio
• Segmentación de audiencias
• Priorización de leads o solicitudes
• Mejora de experiencia de usuario
• Optimización de tiempos de respuesta
• Analítica de interacción y comportamiento
• Soporte a la toma de decisiones

• No se tratarán datos personales por medios automatizados para finalidades incompatibles con la autorización o el marco legal aplicable.
• Cuando el tratamiento involucre información sensible, se aplicarán controles reforzados y el respectivo fundamento legal o autorizacional.
• La compañía procurará implementar revisiones razonables cuando existan decisiones relevantes apoyadas en automatización.

Innova Partners evitará recolectar datos sensibles, salvo que su tratamiento sea estrictamente necesario, proporcional, legalmente permitido y adecuadamente informado.

• Se informará al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo disposición legal en contrario.
• Se explicará la finalidad específica del tratamiento sensible.
• Se restringirá el acceso solo a personal autorizado y bajo necesidad funcional.
• Se reforzarán medidas de seguridad y confidencialidad.

La compañía tratará datos de niños, niñas y adolescentes únicamente de forma excepcional, cuando ello responda y respete su interés superior y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

• Se privilegiará el tratamiento de datos públicos o estrictamente necesarios.
• Se requerirá autorización del representante legal cuando corresponda.
• Se evitarán finalidades innecesarias, intrusivas o desproporcionadas.

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que legalmente no sea necesaria.
• Ser informado respecto del uso dado a sus datos personales.
• Presentar consultas y reclamos ante Innova Partners y, de ser procedente, ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Solicitar la supresión de sus datos personales cuando proceda.
• Solicitar la revocatoria de la autorización cuando proceda.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos aplicables.
• Abstenerse de autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo que exista deber legal.

• Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar prueba de la autorización cuando sea exigible.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y sus derechos.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad razonables.
• Actualizar, rectificar y suprimir los datos cuando sea procedente.
• Tramitar consultas y reclamos dentro de los términos legales.
• Adoptar un manual o procedimientos internos para la adecuada atención de consultas y reclamos.
• Informar al encargado cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
• Exigir a los encargados el respeto por las condiciones de seguridad y privacidad de la información.

• Tratar los datos personales únicamente conforme a las instrucciones del responsable.
• Abstenerse de usar la información para finalidades distintas a las autorizadas.
• Implementar medidas razonables de seguridad y confidencialidad.
• Atender oportunamente solicitudes canalizadas por el responsable.
• Permitir auditorías o verificaciones razonables cuando contractualmente proceda.
• Eliminar, devolver o bloquear la información cuando termine la relación contractual o cuando el responsable así lo instruya, salvo deber legal de conservación.

La autorización será previa, expresa e informada y podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, digitales, mensajes de datos, formularios, contratos, casillas de aceptación, grabaciones, clickwrap, registros web o cualquier mecanismo que permita su consulta posterior.

• Formulario físico firmado
• Formulario web con aceptación expresa
• Contrato o anexo contractual
• Correo electrónico
• Registro en plataforma
• Mensaje de datos
• Grabación de llamada o audio
• Aceptación digital en landing o portal

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley con fines históricos, estadísticos o científicos bajo las medidas aplicables.
• Datos relacionados con el registro civil de las personas.

Cuando no sea posible poner a disposición del titular la presente política al momento de la recolección, Innova Partners podrá implementar avisos de privacidad que indiquen, como mínimo, la existencia de la política, las finalidades esenciales del tratamiento, los derechos del titular y los canales para ejercerlos.

• El titular
• Los causahabientes del titular
• El representante o apoderado del titular
• Quien esté autorizado por estipulación a favor de otro o por mandato legal

• Identificación del titular o del solicitante legitimado
• Descripción clara de la solicitud
• Datos de contacto para respuesta
• Soportes, si aplica

El titular deberá agotar previamente el trámite de consulta o reclamo ante Innova Partners antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando legalmente así corresponda.

Procede cuando la información sea parcial, inexacta, incompleta, fraccionada o induzca a error.

Procede cuando el titular aporte cambios o novedades que deban reflejarse en la base de datos.

Procede cuando desaparezca la finalidad o cuando el tratamiento no respete los principios, derechos y garantías legales, salvo deber legal o contractual de conservación.

Procede cuando el tratamiento dependa de autorización y no exista obligación legal o contractual que imponga la conservación o continuidad del tratamiento.

• Cuando exista deber legal o regulatorio de conservación.
• Cuando los datos sean necesarios para cumplir obligaciones contractuales vigentes.
• Cuando se requieran para la defensa de derechos e intereses en procesos judiciales, administrativos o arbitrales.
• Cuando resulten necesarios para soportes contables, fiscales, laborales, tributarios, contractuales o probatorios.

Innova Partners implementará medidas técnicas, humanas, jurídicas, administrativas y organizacionales razonables para proteger la información personal contra acceso no autorizado, uso indebido, pérdida, destrucción, alteración o divulgación no autorizada.

• Gestión de accesos y credenciales
• Control de roles y privilegios
• Políticas de contraseñas y autenticación
• Protección de equipos y dispositivos
• Copias de seguridad cuando aplique
• Cláusulas de confidencialidad
• Capacitación y sensibilización del personal
• Control documental
• Revisión de terceros y encargados
• Gestión de incidentes
• Restricción de acceso físico y lógico
• Segregación de funciones cuando resulte aplicable

Toda persona que intervenga en el tratamiento de datos personales dentro o fuera de la compañía está obligada a garantizar la reserva de la información y a abstenerse de divulgarla, copiarla, usarla o explotarla indebidamente.

La obligación de confidencialidad subsiste incluso después de terminada la relación laboral, contractual o comercial con Innova Partners.

La compañía podrá transmitir o transferir datos personales a terceros ubicados en Colombia o en el exterior cuando ello sea necesario para cumplir sus finalidades, exista autorización o habilitación legal y se implementen instrumentos jurídicos y controles razonables.

• Proveedores de nube
• Plataformas de correo y productividad
• CRM
• Pasarelas de pago
• Software de facturación
• Plataformas de videoconferencia y webinars
• Proveedores de soporte, marketing o analítica
• Aliados tecnológicos y operativos

• Definición de finalidad y alcance del acceso
• Confidencialidad contractual
• Medidas razonables de seguridad
• Limitación del uso a instrucciones del responsable
• Controles de devolución, eliminación o bloqueo cuando aplique

• Todo tercero encargado deberá obligarse a tratar los datos conforme a las instrucciones de Innova Partners.
• El tercero no podrá usar la información para fines propios no autorizados.
• Se documentarán obligaciones de seguridad, confidencialidad, retorno o eliminación de la información, y cooperación en el ejercicio de derechos de titulares.

La compañía podrá tratar imágenes, voz, testimonios, reseñas, videos, fotografías, grabaciones de eventos, clases o webinars para fines académicos, promocionales, comerciales, institucionales, de memoria corporativa o difusión de experiencias, siempre que exista autorización o fundamento legal aplicable.

• Promoción de programas y eventos
• Publicación de memorias institucionales
• Difusión en sitio web, redes sociales, brochures, catálogos o presentaciones
• Fortalecimiento reputacional y comercial

Los sitios web, plataformas y activos digitales de Innova Partners podrán utilizar cookies y tecnologías similares para fines técnicos, funcionales, analíticos, estadísticos, de seguridad, personalización o mercadeo.

• Recordar preferencias
• Medir tráfico y comportamiento
• Analizar campañas
• Optimizar conversiones
• Soportar estrategias de remarketing cuando aplique

El titular podrá gestionar cookies a través de configuraciones del navegador, banners de consentimiento, herramientas del sitio o mecanismos ofrecidos por terceros.

Los datos personales se conservarán por el tiempo necesario para cumplir la finalidad de su tratamiento y por el término adicional que exijan la ley, la regulación, el contrato, la prescripción de acciones o la necesidad de soporte probatorio y defensa jurídica.

• Naturaleza del vínculo con el titular
• Tipo de dato y sensibilidad
• Finalidad del tratamiento
• Obligaciones contables, fiscales, tributarias, contractuales o laborales
• Requerimientos de auditoría
• Necesidades de continuidad operativa y evidencia

• Supresión
• Bloqueo
• Anonimización
• Archivo restringido
• Conservación probatoria cuando legalmente proceda

• Base de datos de clientes
• Base de datos de prospectos y leads
• Base de datos de usuarios de plataformas
• Base de datos de estudiantes y participantes
• Base de datos de proveedores y aliados
• Base de datos de empleados y candidatos
• Base de datos de facturación y cartera
• Base de datos de marketing y comunicaciones
• Base de datos de testimonios, eventos y contenidos audiovisuales

La existencia de una categoría referencial no limita la posibilidad de que la compañía estructure, consolide, segregue o reclasifique bases de datos según necesidades operativas y de cumplimiento.

Innova Partners verificará periódicamente si se encuentra obligada a inscribir y actualizar sus bases de datos en el RNBD, de acuerdo con su naturaleza jurídica, el nivel de activos y las reglas vigentes.

La SIC ha precisado que están obligadas, entre otros, las sociedades con activos totales superiores a 100.000 UVT, las entidades sin ánimo de lucro con activos superiores a 100.000 UVT y las personas jurídicas públicas.

En caso de estar obligada, la compañía realizará los registros, actualizaciones y reportes exigidos por la regulación vigente.

Representante Legal

Gerencia Comercial

• Recibir y canalizar solicitudes de titulares
• Llevar trazabilidad de consultas y reclamos
• Coordinar con áreas internas la respuesta oportuna
• Custodiar esta política y promover su divulgación
• Apoyar la actualización de bases de datos comerciales y de marketing conforme a la ley
• Coordinar la atención de revocatorias, supresiones y ajustes de autorización

La compañía procurará realizar acciones de sensibilización, inducción o capacitación interna para fortalecer el conocimiento del personal sobre protección de datos personales, seguridad de la información, reserva, atención de titulares y manejo adecuado de bases de datos.

Innova Partners podrá realizar revisiones internas o externas, controles documentales, validaciones de procesos y ajustes de mejora continua para fortalecer el cumplimiento de esta política y del marco legal aplicable.

La compañía atenderá los requerimientos de jueces, autoridades administrativas, organismos de control y demás entidades competentes, siempre que medie solicitud legalmente procedente y dentro del marco de las garantías aplicables a la información personal.

Cuando Innova Partners trate información financiera, comercial, crediticia, de servicios o proveniente de terceros países, aplicará además las reglas especiales del régimen de hábeas data financiero, particularmente las previstas en la Ley 1266 de 2008 y sus modificaciones.

• Validación de pagos
• Gestión de cartera
• Gestión contractual
• Soportes de obligaciones económicas
• Relaciones con proveedores o aliados

La presente política estará disponible para consulta de los titulares por medios físicos o electrónicos y podrá publicarse en el sitio web corporativo, formularios, contratos, avisos de privacidad, plataformas o canales de atención.

2026-03-16

La política permanecerá vigente mientras Innova Partners realice actividades de tratamiento de datos personales y durante el tiempo adicional en que deba conservar información por obligación legal, contractual o probatoria.

Innova Partners podrá modificar, actualizar o sustituir esta política en cualquier momento, especialmente cuando cambien las finalidades, la estructura operativa, el marco legal, los canales de atención, las bases de datos o los riesgos asociados al tratamiento.

• Publicación en sitio web
• Aviso en formularios o plataformas
• Comunicaciones por correo electrónico
• Otros medios idóneos según la relación con el titular