Curso Intensivo en Tablas de Retención Documental
- Modalidad: Pregrabado
- Duración: 04 Horas
Presentación:
Acerca del curso:
La gestión eficiente de la información es fundamental en el entorno empresarial moderno, donde la precisión, la accesibilidad y la legalidad de los documentos juegan un papel crucial en el éxito operativo y la conformidad normativa de una organización. Reconociendo la importancia de esta área, hemos diseñado un curso integral sobre “Tablas de Retención Documental: Creación y Actualización”, dirigido a profesionales encargados de la gestión documental, archivistas, responsables de cumplimiento normativo y cualquier persona interesada en comprender profundamente cómo establecer y mantener un sistema de retención documental efectivo y actualizado.
Este curso proporcionará a los participantes los conocimientos y herramientas necesarios para diseñar, implementar y actualizar tablas de retención documental que no solo cumplan con los requisitos legales y normativos, sino que también faciliten la gestión eficiente de los documentos a lo largo de su ciclo de vida. A través de una combinación de teoría y práctica, los asistentes aprenderán a categorizar documentos, determinar plazos de retención apropiados, y desarrollar procedimientos para la eliminación segura o el archivo permanente de documentos, asegurando que la información crítica esté disponible y protegida, mientras se minimiza el almacenamiento innecesario y se optimizan los recursos.
Comprender la Importancia de las Tablas de Retención Documental (TRD): Proporcionar una sólida comprensión de la relevancia y el papel fundamental que juegan las TRD en la gestión eficiente de los documentos y la información dentro de las organizaciones.
Identificar Legislación y Normativas Aplicables: Capacitar a los participantes para
identificar y comprender las obligaciones legales y normativas que influyen en la gestión documental y la retención de documentos, incluyendo las variaciones sectoriales y geográficas.Desarrollar Habilidades para la Creación de TRD: Instruir en las metodologías y mejo-
res prácticas para la elaboración y diseño de TRD, incluyendo la identificación de ca-
tegorías documentales, la asignación de tiempos de retención y la valoración docu-
mental.Actualizar y Modificar TRD: Enseñar a los participantes cómo realizar evaluaciones
periódicas de las TRD existentes y aplicar actualizaciones necesarias para reflejar cambios en las normativas, operaciones de negocio y tecnologías de gestión documental.
Módulo 1: Fundamentos de la Gestión Documental y Normativa
Introducción a los Instrumentos Archivísticos
Conceptos clave y su importancia en la gestión documental.
Identificación de Empresas Obligadas
Criterios para determinar la aplicabilidad de normativas archivísticas.
Obligaciones y Responsabilidades
Revisión de las responsabilidades legales y organizativas.
Introducción a las TRD y su Función
Explicación de las Tablas de Retención y Valoración Documental.
Módulo 2: Creación de TRD
Elaboración de Tablas Específicas para Retención y Valoración
Metodología para la creación de TRD.
Proyecto de Elaboración de las TRD: Planificación y Estructuración
Definición de roles, responsabilidades y etapas del proyecto.
Módulo 3: Implementación Técnica y Procedimientos
Requisitos Técnicos para Implementar Instrumentos Archivísticos
Especificaciones técnicas y herramientas necesarias.
Procedimientos Operativos en la Gestión Documental
Desarrollo de procedimientos estándar para la gestión y retención de documentos.
Módulo 4: Análisis y Clasificación Documental
Recolección y Análisis de la Información
Técnicas para la recopilación y análisis de información documental.
Cuadros de Clasificación Documental
Creación y aplicación de cuadros de clasificación para la organización documental.
Módulo 5: Evaluación, Actualización y Cumplimiento
Evaluación Técnica y Convalidación
Métodos para evaluar y validar instrumentos archivísticos.
Implementación, Actualización y Modificación
Estrategias para la implementación efectiva y la actualización continua de los instrumentos.
Inspección, Vigilancia y Sanciones
Proceso de inspección, acciones correctivas y mitigación de sanciones.
